En termes de marketing téléphonique en entreprise, l’une des solutions les plus innovantes en ce moment reste le serveur vocal interactif ou SVI. Grâce à un serveur, la gestion intégrale de tous les appels est assurée par un système informatique. Le standard téléphonique de l’entreprise est automatisé par le SVI tout en assurant une communication personnalisée et parfaitement fluide. Découvrez 5 raisons principales d’adopter cette technologie.
Le serveur vocal interactif, c’est quoi ?
Le classique standard téléphonique qui demande l’intervention d’un agent a été de plus en plus remplacé ces dernières années par la solution du serveur vocal interactif dans de nombreuses entreprises. Un SVI est tout d’abord un système utilisé au sein d’une entreprise, permettant d’établir une communication avec les clients et partenaires à travers l’automatisation du standard téléphonique. Pour ce faire, il suffit aux interlocuteurs d’appuyer sur une touche pour que leurs appels soient redirigés vers les services appropriés. Quel que soit la demande, une réponse automatique a été programmée sur le serveur vocal interactif pour établir la communication et satisfaire l’interlocuteur. Par ailleurs, la discussion peut s’effectuer soit par la configuration des menus vocaux soit par la voix. Il existe deux types de système SVI permettant de gérer tous les appels en entreprise à savoir : le SVI entrant et le SVI sortant. Tous les appels reçus par le centre de contact de votre structure sont gérés par le système SVI entrant. Tandis que vous pouvez passer des appels automatisés à vos clients grâce au système SVI sortant.
Comment fonctionne le serveur vocal interactif ?
La distribution automatique des appels par le SVI fonctionne en plusieurs étapes afin de bien gérer le standard téléphonique d’une entreprise. Pour le système SVI entrant, tout débute par l’interlocuteur qui appelle votre entreprise en composant votre numéro téléphonique. Différentes options au choix sont annoncées par une voix numérisée préalablement par le serveur. En fonction de ses besoins, l’interlocuteur pourra sélectionner parmi ces options. Par ailleurs, il ne subira aucun délai d’attente. Par la suite, l’émetteur est redirigé directement vers un conseiller clientèle correspondant à sa demande. Un système de reconnaissance vocale peut aussi être proposé pour le fonctionnement du serveur vocal interactif. Pour cela, le service souhaité peut être actionné en prononçant un terme spécifique. Un ensemble de ressources applicatives et de ressources télécoms forme le serveur vocal. De ce fait, l’installation du système dans votre établissement inclura donc un serveur d’applications qui servira pour la supervision, le développement et l’administration du SVI. Par ailleurs, vous pouvez choisir la configuration à adopter pour votre entreprise entre un unique menu principal et un menu doté de plusieurs sous-menus permettant de mieux rediriger les interlocuteurs.
Quelles sont les raisons d’utiliser le serveur vocal interactif ?
Plusieurs avantages sont offerts par l’utilisation du serveur vocal interactif surtout pour votre marketing digital. Tout d’abord, il offre un gain de temps considérable. En effet, plusieurs appels téléphoniques peuvent être reçus et émis simultanément grâce au système SVI. La programmation permet d’ailleurs d’être plus réactif aux actions de l’utilisateur même face à un grand nombre d’appels. Ensuite, le système SVI permet d’améliorer l’expérience client grâce à l’optimisation des appels entrants à travers des options d’orientation des appels, de personnalisation de l’accueil téléphonique, de diffusion de messages préenregistrés, etc. Par ailleurs, plus les clients seront mieux pris en charge, plus ils seront satisfaits du service. Et un client satisfait sera davantage incité à solliciter vos produits ou services et impactera donc vos performances commerciales. De plus, vous aurez la possibilité de bien orienter votre stratégie commerciale grâce aux données recueillies par le serveur lors des différents appels. Vous bénéficierez également de l’unification de vos réseaux informatiques qui fera fonctionner en même temps vos données et vos téléphones. L’administration de votre parc informatique sera donc simplifiée. Enfin, votre service client sera disponible à tout moment pour vos clients. Cela permet de régler les demandes des clients plus rapidement.
Comment adopter un SVI au sein d’une entreprise ?
Le système SVI constituera une véritable vitrine pour votre établissement car il mettra en place le premier contact avec vos interlocuteurs. Les différentes fonctionnalités offertes par le serveur vocal vont dépendre de l’utilisation que vous souhaitez en faire et de la nature de votre structure. Vous pouvez être amenés à utiliser un serveur conçus pour les appels entrants ou sortants ou les deux à la fois. Mais quel que soit le type d’appels passé par vos agents, il faut que le serveur vocal interactif puisse le gérer efficacement. Pour cela, vous devez trouver un logiciel performant permettant à votre entreprise d’optimiser les appels et d’offrir des services de qualité à moindre coût. Des milliers d’offres de système SVI sont d’ailleurs proposées sur le marché de la téléphonie d’entreprise. Cependant, prenez en compte la compatibilité et l’intégration avec d’autres systèmes, la fonctionnalité et l’équilibre des coûts et la facilité d’installation et de configuration lors du choix de votre solution SVI.